Planlægningstavler er et værktøj, der bruges af organisationer til at spore og administrere opgaver eller projekter. Det kan bruges til at visualisere fremskridt, identificere risici og afhængigheder og holde styr på tidsfrister. Planlægningstavler kan være fysiske eller digitale og har ofte form af et whiteboard med Post-it-noter, der repræsenterer de enkelte opgaver.
Hvad er godt, når man skal planlægge?
Der er mange fordele ved at bruge planlægningstavler som en del af din projektstyringsproces. Planlægningstavler kan hjælpe dig:
Visualisere fremskridt – ved at se opgaverne udlagt på en tavle kan du følge projektets overordnede fremskridt og identificere eventuelle flaskehalse.
Få øje på risici og afhængigheder – ved at se på alle de opgaver, der er involveret i et projekt, kan du begynde at se, hvilke opgaver der kan være i risiko for at blive forsinket eller forårsage forsinkelser for andre opgaver. Dette hjælper dig med at planlægge fremad og sikre, at alt forbliver på rette spor.
Hold styr på deadlines – det er let at glemme deadlines, når der er mange andre ting at tænke på. At have en visuel påmindelse om kommende deadlines kan hjælpe med at holde alle fokuseret og på sporet.
Hvad er der dårligt ved planlægning med planlægsningstavler?
Der er et par potentielle ulemper ved at bruge planlægningstavler:
De kan være tidskrævende at opsætte – afhængigt af projektets størrelse og kompleksitet kan det tage tid at få alle opgaverne på tavlen. Denne tid kunne bruges på andre opgaver, f.eks. på at arbejde med selve projektet.
De kan være svære at holde opdateret – efterhånden som projektet skrider frem, vil opgaverne uundgåeligt ændre sig. Det betyder, at nogen skal opdatere tavlen regelmæssigt, hvilket kan være tidskrævende.
De kan være overvældende – for store og komplekse projekter kan en planlægningstavle hurtigt blive meget rodet og forvirrende. Det kan gøre det svært at få øje på risici og afhængigheder og følge udviklingen.
Hvis du arbejder på et lille og enkelt projekt, kan en planlægningstavle være et nyttigt værktøj. Men ved større og mere komplekse projekter er det værd at overveje andre muligheder.
Hvad er nogle alternativer til planlægningstavler?
Der findes mange forskellige projektstyringsværktøjer og -metoder, så der er ikke noget svar, der passer til alle. Nogle alternative muligheder, der kan overvejes, er bl.a:
Kanban – Kanban er en fleksibel projektstyringsmetode, der bruger kort og tavler til at visualisere arbejdsgange. Den hjælper organisationer med at spore fremskridt og identificere flaskehalse i processen.
Scrum – Scrum er en agil projektstyringsmetode, der opdeler projekter i små, overskuelige dele kaldet sprints.